Escrito por Luiz Oliveira Rios:
Máxima cruel, que deve ser repensada com serenidade, porque em muitas situações – lamentavelmente – expressa uma incômoda verdade, diz assim: "Sempre que quiser que algo não seja resolvido, a melhor forma é convocar uma reunião". Este dístico é correspondente à vinheta da seara política, a lembrar: "Se quiser que nada seja apurado em termos de corrupção, instale uma comissão parlamentar de inquérito". É Brasil. É carnaval o ano todo.
Mas no contexto das empresas, as reuniões devem ser mesmo descartadas?
Vamos elencar, abaixo, alguns desses motivos:
– Reunião ritual: toda segunda-feira, faça chuva ou sol, das 8 da matina até às 10h, reunião obrigatória, sempre com fatos velhos, nunca com fatos novos que de fato justificassem a reunião.
– Reunião monólogo: é o que normalmente acontece nas reuniões ritualísticas, quando um chefão qualquer – ou mesmo o dono da empresa – garra a falar pelos cotovelos. Os presentes (e não os participantes, pois de fato não participam de nada) não passam de meros figurantes no teatro do faz-de-conta em que a nossa empresa funciona e onde se tomam decisões sem uma real deliberação.
- Reunião "caça-culpados": encontros tensos, fomentadores de ressentimentos, com palavras destemperadas – e nessa glossolalia entre surdos todos são culpados, pois de pronto já foi eliminada qualquer presunção de inocência de quem quer que seja.
– Reunião sobre temas complexos sem o prévio embasamento de informações consistentes: opiniões as mais esdrúxulas são emitidas sobre o assunto nesses meetings; na verdade, tais encontroste são um "festival de achômetros" e, para piorar, sempre aparece um chato cheio de empáfia que deita falação sobre "Física Quântica", que, na opinião dele, é justamente do que a empresa precisa no momento ...
– Reunião com pauta contendo assuntos mutuamente excludentes: não dá outra; todos saem do nada rumo a lugar algum, pois uma coisa é alho, outra, bugalho. Assim como na música existe a harmonia, os temas de uma reunião devem ter o que chamo de coerência, grosso modo, o equivalente à harmonia numa pauta musical, digamos assim.
– Reunião convocada em horário inoportuno: infelizmente, é muito comum na área de vendas. Quando a equipe já deveria estar na rua prospectando clientes, todos se encontram em estado quase catatônico, ouvindo os sermões do padre Inácio, digo, do gerente .
– Reunião "causa finita": ou seja, convoca-se o meeting apenas para o diretor comunicar uma decisão que já estava tomada autocraticamente. Aqui cabe o antigo jargão: "Roma locuta, causa finita", isto é: nada mais deverá ser discutido. Então, por que aporrinhar todo mundo com uma reunião que "foi sem nunca ter sido"?
– Reunião com "flamenguistas e corintianos": sabem quando os caras vão chegar a um consenso? Never! Guardadas as proporções, é o que acontece em várias reuniões em algumas empresas: pessoas que normalmente não fazem interfaces no dia a dia são colacadas todas dentro de um "saco de gatos" para discutir assuntos sem um "link" estratégico e/ou operacional.
– Reunião "Matusalém": dura "para sempre". Os traseiros ficam chapados nas cadeiras, 1001 doses de cafezinhos já foram entornadas, as gastrites crônicas já cantam em coro, a caneta esferográfica secou de tanto rabiscar arabescos, as baterias dos notebooks já descarregaram cinco vezes... E nada de a reunião ser finalizada.
É o óbvio ululante que reuniões assim não funcionam mesmo e são indícios insofismáveis de que essas empresas estão sob o signo do Caos.
Reuniões somente devem ser convocadas quando o temário demandar a presença de quem de direito – e se, feitas as avaliações adequadas, outros meios forem mesmo inoportunos para dar ciência do que precisa ser comunicado, com vistas à tomada de decisões, sejam elas estratégicas ou operacionais.
Na maioria das vezes, um e-mail, um telefonema, um memorando, uma palavra entre um café e outro, ou até uma mensagem escrita a mão num guardanapo; enfim, qualquer ação dessas estaria de bom tamanho em vez de se convocar uma reunião específica, formal. Improdutiva. E chata.
Por fim, com o devido respeito, antes de convocar qualquer reunião, mesmo as necessárias, muitos diretores e gerentes de empresas deveriam fazer uma "lipoaspiração no ego". Vários deles, infelizmente, se julgam a quarta pessoa da Santísisma Trindade. Amém!
Luiz Oliveira Rios é profissional de Marketing e Vendas e colunista do Diário do Comércio. oliveira.rios@hotmail.com
Um comentário:
Reuniões eficazes, na minha concepção, são aquelas que, além de mostrar resultados já alcançados, tomam pouco tempo e todos expressam idéias,críticas e sugestões.
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